Plan de comunicación de un centro educativo

Propósito

En plena era digital en la que las comunicaciones se desarrollan de forma espectacular no podemos ignorar las ventajas y posibilidades que nos ofrecen Internet y las Redes Sociales, la sociedad actual está evolucionando con rapidez favoreciendo cada vez más las comunicaciones, y así vemos como nuestros alumnos hacen uso del teléfono móvil y de las redes sociales varias veces al días con bastante agilidad, aunque no siempre de forma adecuada, por lo que en los centros educativos se hace necesario incorporar muchas de las herramientas que la Web 2.0 pone a nuestra disposición. En muchos centros ya se han introducido redes, aunque esta incorporación requiere que se realice una propuesta formal, ordenada, coordinada y consensuada con el equipo docente del centro.

Este plan de comunicación deberá de ser bidireccional entre los distintos grupos que lo integren y comprenderá tanto comunicaciones internas como externas, entre profesores, departamentos, alumnos, familias, empresas, organismos oficiales, otros centro y otros profesionales que colaboren con el centro en el desempeño de su actividad educativa.

Esquema elaborado con la herramienta de dibujo de google drive

Una vez detectada esta necesidad lo siguiente será establecer cuál es el objetivo principal que se pretende alcanzar, este será: "La necesidad de incorporar un plan responsable y eficaz de comunicación interna y externa, para todos los integrantes de la comunidad educativa" y después se fijarán el resto de objetivos secundarios que irán destinados a la consecución del principal.

A continuación en función de las necesidades de nuestro centro, del público al que se pretende llegar a través de nuestro plan y de los objetivos que queremos alcanzar, seleccionaremos los canales de comunicación que más se adapten a nuestro entorno, también será necesario pensar cómo y cuando se utilizarán cada una de las herramientas seleccionadas, por lo que también habrá que fijar actividades y responsables que se ocupen del control de los diferentes perfiles que se creen en el centro.

Antes de comenzar con el uso de las redes sociales se informará y formará al profesorado que se comprometa con su utilización, ya que además de reportar ventajas también tienen una serie de riesgos que debemos de conocer para evitar exponer al alumnado y al centro a situaciones comprometidas.

Objetivos

• Proyectar la imagen del centro y su modelo educativo al exterior.
• Proporcionar fluidez y agilidad a las comunicaciones que se generan en el centro educativo.
• Realizar una gestión más eficaz y productiva de las comunicaciones y del tiempo empleado en ellas, utilizando herramientas como las redes sociales y recursos de la Web 2.0.
• Mejorar la coordinación de la comunidad educativa.
• Reforzar los vínculos entre los miembros de la comunidad educativa.
• Establecer diferentes canales de comunicación con familias, docentes y alumnos.
• Informar sobre actividades, eventos, novedades y calendario.
• Animar a las familias a participar y utilizar los diferentes recursos propuestos con el fin de favorecer el aprendizaje de sus hijos.
• Elaborar recursos y materiales educativos para que los alumnos puedan utilizarlos en red.
• Mantener y actualizar los distintos perfiles de las redes sociales.
• Mejorar la transparencia de la gestión educativa.

Público al que está dirigido

Previamente al establecimiento de nuestro plan de comunicación será necesario detenernos a realizar un análisis de la situación, en la que se tendrán en cuenta características y necesidades del centro, además nuestro plan deberá de ser flexible para que pueda adaptarse a las distintas situaciones con las que podemos encontrarnos en un centro educativo, cuidando la imagen que a través de la web 2.0 y las redes sociales proyectemos al exterior. En función de todo lo expuesto se determinaran las actuaciones de los distintos componentes de la comunidad educativa.

• Profesores.- Necesitan estar en contacto permanente con el equipo directivo, con otros profesores, departamentos, alumnos, familias y otros profesionales en el desarrollo de sus funciones educativas, por lo que el uso de determinados recursos facilitará tareas como: colaboración en proyectos con otros docentes, fomento del trabajo colaborativo  y de investigación con los alumnos, estableciendo ciertos canales de comunicación, se compartirá información con las familias sobre actividades que se realicen en el aula y fuera de ella. Los profesores mantendrán también contacto con otros profesionales que colaboren con el centro en el desarrollo de su actividad docente como actividades extraescolares, talleres, charlas y otras. Las herramientas empleadas podrán ser blogs educativos, páginas web, google drive, google+, canales de youtube,  murales digitales, infografías o tableros de pinterest entre otras.

• Centro educativo.- Proporcionará información general del centro como enseñanzas que se imparten, horario del centro, órganos de representación, proyecto educativo, información sobre matriculación, se facilitarán trámites administrativos, noticias relevantes sobre educación, calendario, eventos, actividades culturales y talleres. Se prestará especial atención a la imagen que el centro proyecte a través de los distintos espacios que habilite en la web 2.0 y en los distintos perfiles de redes sociales, cuidando de forma concienzuda su reputación digital y creando una identidad digital que refleje la buena marcha del centro, la implicación de este en los aprendizajes de los alumnos y su contribución a  la sociedad. El centro dispondrá de página web con información relevante para todos los integrantes de la comunidad, blog de centro, Twitter, Facebook y correo electrónico.

•  Alumnos.- Dentro del aula realizarán aquellas tareas digitales impuestas por el profesor y una vez fuera del centro podrán contactar con profesores y con otros alumnos a través de las herramientas de comunicación, incluso podrán mantenerse en comunicación con alumnos de otros centros para desarrollar actividades, realizar búsquedas de información, acceso a recursos educativos, trabajos colaborativos, etc. Las herramientas empleadas por estos serían: blog de aula, web del grupo, facebook del grupo, canal de youtube del grupo, pinterest, correo electrónico y otras propuestas por el profesor en función de sus necesidades y de la materia impartida.

• Familias.- Se mantendrán en contacto con el equipo directivo, profesores  y tutores siendo informados de los resultados académicos de sus hijos, se facilitará la realización de gestiones administrativas. Podrán consultar información a través de los canales de comunicación relativa a la matriculación de sus hijos en el centro, noticias relevantes sobre educación, normativa y todos los aspectos que el centro considere de interés. Las familias tendrán acceso a las siguientes herramientas: página web del centro, blog del centro, correo electrónico del centro, twitter del centro y a aquellas otras que el centro considere necesarias.

• Ex alumnos del centro.- Se procurará mantener contacto con antiguos alumnos, a través de los correos electrónicos de los profesores, facebook del grupo, o bien a través de los canales oficiales del centro.

• Futuros alumnos.- a través de los distintos canales que el centro tenga habilitados podrán comunicarse con el centro.

• Otros centros, Organismos oficiales, Empresas y Otros profesionales  que colaboren con el centro en el desarrollo de su actividad educativa, podrán mantener comunicación a través de los canales del centro, para trámites de tipo administrativo, convenios, proyectos, envío de documentación y otros asuntos.

Canales de la red

Antes de determinar que canales son los más interesantes para nuestra comunidad se ha realizado un análisis de las necesidades de nuestro centro y de las preferencias de los distintos grupos que la componente, para ello se ha realizado un sondeo a padres, alumnos y profesores, mediante unas encuestas que se han distribuido en papel y también se han habilitado como formularios online, después de haber evaluado los resultados obtenidos por estas, se han decidido los canales a incorporar en nuestra red, que son los que citamos a continuación:

• Página web del centro.- Ofrecerá información de interés para la comunidad educativa y además por medio de ella se facilitará el acceso a los distintos canales.
• Blog del centro.- Reflejará la actividad del centro.
• Twitter del centro.- Para comunicar noticias de interés general.
• Facebook del centro.- Para antiguos alumnos y simpatizantes del centro
• Correo electrónico del centro.- Para aquellas personas interesadas en contactar con el centro, realizar consultas o hacer sugerencias.
• Blog de aula o de materia.- Para transmitir contenidos y materiales didácticos, compartir actividades y eventos.
• Página web de grupo o de materia.- Presentar información relativa al programa y compartir materiales elaborados por los alumnos.
• Google drive.- Fomentar el trabajo colaborativo en la nube, creación de contenidos que servirán para desarrollar una inteligencia colectiva.
• Google+, Canal de Youtube del grupo y Murales Digitales.- Facilitar la difusión de contenidos educativos entre los alumnos, así como las producciones de estos.
• Herramientas para elaborar infografías.- Elaboración de contenidos favoreciendo el pensamiento creativo.
• Tableros de Pinterest.- Investigación y elaboración de directorios de contenidos en colaboración con los alumnos.
• Facebook del grupo.- Informar y compartir actividades y eventos.
• Correo electrónico.- Comunicación e intercambio de documentos y materiales con alumnos, familias, departamentos y resto de la comunidad educativa, tanto a nivel interno como externo.
•  Dropbox.- Intercambio de documentos y materiales con alumnos, profesores y otros.

En la elección de los canales se tendrá en cuenta a los "alumnos con necesidades educativas especiales" para quienes en muchos casos el uso de las tecnologías de la información y de las redes sociales es una herramienta de comunicación necesaria para poder seguir al profesor dentro del aula y una vez fuera poder permanecer en contacto con profesores y compañeros, bien para hacer consultas, realizar las tareas diarias impuestas por el profesor, elaborar trabajos o buscar información, ya que además de los programas off-line que utilizan, existen aplicaciones online que les facilitan el poder continuar con sus aprendizajes. Se consultará con los especialistas del departamento de orientación con intención de favorecer la inclusión de estos alumnos y se tendrán en cuenta sus recomendaciones para cada caso.

Contenidos-tono-línea editorial

El tono empleado en cada uno de los canales dependerá siempre del público al que nos dirijamos en cada momento y de los contenidos que se transmitan. En la difusión de mensajes y contenidos seremos extremadamente cuidadosos con ciertos aspectos legales, no se difundirán a través de la red datos privados ni confidenciales, los mensajes y comentarios que aparezcan en las redes sociales deberán de hacerse en un tono de respeto y consideración hacia el resto de los miembros de la comunidad. Se respetará la libertad de expresión, la identidad, la integridad y la dignidad personal de todos los miembros. No se difundirán imágenes o vídeos en los que aparezcan miembros de la comunidad educativa sin su permiso o el de sus familias. Seremos siempre respetuosos con los derechos de autor.

Una vez analizados todos los pros y los contras de nuestro plan con los distintos miembros que integran nuestro centro y previamente a su puesta en marcha habrá que concretar una serie de acciones a llevar a cabo para el buen desarrollo del mismo, además este formará parte de la Programación anual del centro. Las acciones que se llevarán a cabo quedan detalladas a continuación.

•  Informar de la ejecución del proyecto al Consejo Escolar para su puesta en  funcionamiento.
• Comunicación y discusión del plan ante el Claustro de profesores, donde se asignarán a los responsables su elaboración y puesta en marcha.
•  Realizar una consulta a los miembros de la comunidad educativa alumnos, familias, docentes y demás profesionales del centro, a través de encuestas, sobre sus necesidades y preferencias a la hora de comunicarse con el centro.
• Dar a conocer a los miembros de la comunidad educativa los diferentes medios de comunicación abiertos en el centro.
•  Formación del profesorado en el uso seguro y responsable de herramientas de la Web 2.0 y Redes Sociales.
•  Formación del resto de miembros de la comunidad educativa en el uso seguro y responsable de la Web 2.0 y Redes Sociales.
• Creación, revisión y puesta en marcha de blogs de aula o materia, páginas web de grupos y otras.
•  Elaboración de un tablero de Symbaloo que recoja todos los sitios web abiertos en el centro.
•  Puesta en marcha, seguimiento y revisión del plan.
• Análisis de resultado y corrección de posible desviaciones previstas para el próximo curso.

Cronograma

Al incorporar nuestro Plan de Comunicación al centro, será necesario diseñar un protocolo de actuaciones necesarias para su puesta en marcha y supervisión del mismo a lo largo del curso:

Septiembre: Información del plan y creación de una comisión.

• Información al equipo docente del proyecto.
• Creación de una comisión de estudio y elaboración del plan.
• Elaboración del plan según las necesidades del centro y de la comunidad.

Octubre: Formación del profesorado e integración de herramientas.

•  Formación del profesorado en el uso de Redes Sociales y de Nuevas Tecnologías.
•  Integración de herramientas y dispositivos.
•  Elaboración de la documentación necesaria para informar alumnos/familias

Noviembre: Información, formación y puesta a punto.

• Información y formación de alumnos/familias.
• Puesta a punto de la web del centro, de los perfiles existentes y creación de otros perfiles.
• Designar responsables del mantenimiento de los distintos perfiles y cuentas.
• Puesta a punto de blogs y páginas webs de los departamentos.
•  Puesta a punto de blogs y páginas webs de aula.

Diciembre: Funcionamiento y detección de errores.

• Puesta en funcionamiento del plan de comunicación.
• Valoración inicial y detección de posibles errores.

Enero: Corrección de errores y mantenimiento.

• Corrección de posibles errores y desviaciones del plan.
•  Mantenimiento del plan

Febrero: Recogida de información sobre el funcionamiento.

•  Recabar información del profesorado sobre el funcionamiento del plan.
• Recabar información de alumnos/familias sobre el funcionamiento del plan.

Marzo y abril: Evaluación, mejoras y mantenimiento.

•  Evaluación y propuesta de mejoras.
• Mantenimiento del plan.

Mayo y Junio: Revisión final.

• Revisión final del plan y propuesta de mejoras para el próximo curso

Después de haber hecho balance de los resultados obtenidos con nuestro plan y observar el grado de consecución de los objetivos marcados habrá que tener en cuenta el avance de las tecnologías, para así contemplar la posibilidad de incorporar nuevos canales y herramientas que hagan más eficaz el desarrollo de las comunicaciones en el centro, ya que las tecnologías de la información tienen un elevado ritmo de crecimiento y una elevada influencia en la comunicación.

Responsables/recursos

Por último será necesario designar a los responsables del plan que serán los encargados de velar por el cumplimiento del mismo:

•  La comisión que en su momento se encargó de la elaboración del plan con el coordinador TIC al frente y con la supervisión del equipo directivo será la encargada de su ejecución y puesta al día de los perfiles y cuentas empleadas en la red de comunicación que se establezca en el centro.

• Los Jefes de los distintos departamentos serán responsables de las cuentas creadas en estos y mantendrán informados a los miembros de la comisión.

•  Los profesores se ocuparán del mantenimiento y supervisión de las herramientas de la web 2.0 y de los perfiles que ellos decidan crear en el desarrollo de su actividad, colaborando y manteniendo informada a la comisión responsable del plan.

• En cada curso se nombrarán comisiones compuestas por tres o cuatro alumnos que estarán encargas de cooperar con el mantenimiento de las distintas herramientas de comunicación que utilicen en el aula, supervisando su funcionamiento y realizando aquellas sugerencias que estimen oportunas en cada momento.

Los responsables con respecto a las publicaciones y comentarios que aparezcan en las distintas plataformas velarán siempre por la privacidad, el respeto a la imagen, la integridad y la dignidad de los miembros de la comunidad, reservándose el derecho de decidir sobre la supresión de estos, de alguna cuenta cuyo uso resulte inadecuado o de aquellas que hayan caído en desuso.

Además para el funcionamiento del plan será necesario mejorar las aulas-taller de informática con las que cuenta el centro y en la medida de lo posible se renovarán aquellos equipos que se hayan quedado obsoletos. Se revisarán las conexiones a internet del centro intentando mejorarlas en lo posible. Los equipos serán revisados periódicamente a ser posible se contratará a una empresa externa que se ocupará del mantenimiento de los mismos.

Por último se respetarán todas las normas recogidas en la guía que el centro ha elaborado para la utilización de dispositivos móviles y equipos informáticos, publicada en este blog bajo el título de "Guía de comunicación"